Manual de Crisis

Lugar de trabajo

Trabajar desde casa por primera vez puede ser desesperante para algunos empleados. Es importante que todos los empleados tengan los equipos y procesos en orden para el éxito. En esta sección, encontrará las mejores prácticas sobre cómo educar y equipar a sus empleados con los consejos y trucos adecuados para mantenerse productivo mientras trabaja a distancia.

Utilice

Videoconferencias

Utilice una solución de videoconferencia unificada y simple para que sus equipos estén más conectados, productivos y comprometidos.

Las reuniones de video ayudan a los equipos a mantener conexiones humanas, independientemente de la ubicación física, lo que acelera la toma de decisiones y mejora su capacidad de colaboración.

Hay varias plataformas telemáticas que los empleados pueden usar para videoconferencias. Pulse sobre cada icono a continuación para guías sobre cómo usar cada plataforma:

Mejores prácticas:

  1. Configure su espacio. Es importante que tenga un lugar tranquilo para celebrar la reunión, de lo contrario, se recomienda usar auriculares. Asegúrese de no estar demasiado lejos o demasiado cerca de la cámara y de que haya buena iluminación.
  2. Vístase como lo haría para una reunión en persona
    Siga las normas laborales de vestir y evite ropa con estampados o rayas que puedan distraer en cámara.
  3. Comience la llamada a tiempo
    Asegúrese de probar su cámara y audio antes de comenzar la llamada
  4. Silencio.
    Es importante permanecer callado cuando no está hablando para asegurarse de que el ruido de fondo no distraiga la llamada.

Ayude a los empleados a sentir que

TODAVÍA SON UN EQUIPO

Si los empleados no están acostumbrados a trabajar a distancia, a veces pueden sentirse aislados. Estas son algunas recomendaciones para ayudar a los empleados a sentirse conectados:

  • Use una aplicación de charla, tal como Slack o Microsoft Teams, entre otras. Las aplicaciones de charla son una excelente manera de mantener a los empleados al día sobre las noticias de la compañía. Además, permite a los empleados tener conversaciones sociales a distancia que normalmente se hacen en persona.
  • Asegúrese de que todos se sientan incluidos: algunos empleados que no están seguros de trabajar a distancia pueden rezagarse y no participar en la conversación. Es una buena idea organizar fiestas para ver videos y otros eventos sociales para que esos empleados se sientan incluidos.

Aumentar la productividad de

SU FUERZA LABORAL VIRTUAL

Verificación diaria de asistencia

  • Esto podría tomar la forma de llamadas individuales si sus empleados trabajan de manera más independiente, o una llamada de equipo si su trabajo es altamente colaborativo.
  • Asegúrese de que las llamadas sean regulares y predecibles, y de que sean un foro en el que los empleados sepan que pueden consultar con usted y que sus inquietudes y preguntas serán escuchadas.

Establecer reglas de comunicación

  • Establecer expectativas para la frecuencia, los medios y el momento ideal para comunicarse.
  • Por ejemplo, “Usamos videoconferencia para las reuniones diarias de registro, pero usamos mensajería instantánea cuando algo es urgente”.
  • Permita que sus empleados conozcan la mejor manera y momento para comunicarse con usted durante la jornada laboral.
  • Esté atento a la comunicación entre los miembros del equipo (en la medida apropiada) para asegurarse de que estén compartiendo información según sea necesario.

Consejos rápidos:

TRABAJAR A DISTANCIA

  1. Establecer una rutina diaria
  2. Tener un espacio de trabajo separado
  3. Vestirse para el trabajo
  4. Conozca su cuerpo: tome tiempo para levantarse de la silla y caminar

Trabajo a distancia

LISTA DE VERIFICACIÓN

  • Asegúrese de tener todas las herramientas que necesita: computadoras portátiles, acceso a la red, códigos de acceso e instrucciones para el inicio de sesión remota.

  • Minimice las distracciones y ruidos de otras personas en su hogar. Separe su espacio de trabajo de su espacio personal tanto como sea posible. Use un par de auriculares con cancelación de ruido para bloquear los sonidos. En llamadas de conferencia, silencie su micrófono cuando no estés hablando. Cuando realice videoconferencias tenga en cuenta lo que la cámara está captando detrás de usted.

  • Use herramientas de colaboración digital para comunicarse con colegas. Programe reuniones grupales por videoconferencia y hablen mediante programas como Slack o Microsoft Teams. Si el correo electrónico conduce a un malentendido, levante el teléfono y converse.

  • Hable con su gerente sobre el cuidado infantil. Si le piden que trabaje desde la casa y la escuela o la guardería de sus hijos está cerrada, eso podría afectar su capacidad de trabajar a distancia durante las horas laborales normal. En algunos casos, los niños pueden tener edad para valerse por sí mismos, pero los niños más pequeños necesitarán más atención. Una posibilidad podría ser establecer turnos en el hogar, donde un padre trabaja a distancia y el otro cuida al niño, y luego se turnan.

  • Tome medidas para mejorar su velocidad de internet. Puede encontrar retrasos durante los períodos de uso intensivo, como cuando intenta trabajar desde casa mientras sus hijos miran videos o juegos. Cambie a Ethernet si puede. De lo contrario, muévase lo más cerca posible de su enrutador Wi-Fi.

  • Luche contra la sensación de aislamiento. Si bien desea minimizar la distracción de los miembros de su familia o compañeros de cuarto, también desea evitar sentirse completamente solo todo el día. Mantener la conexión social es complicado cuando hay que mantener distancia física, pero hay formas de mantener la salud mental. Por ejemplo, llame a las personas por teléfono o video y termine el día con algo de ejercicio. Algunos empleadores también han comenzado a ofrecer capacitación en línea sobre cómo abordar los desafíos de trabajar desde casa durante el brote.

Gestión de Instalaciones

Un recinto limpio reducirá el riesgo de contagio y brindará tranquilidad a empleados y clientes. Esta guía expone las mejores prácticas sobre cómo mantener sus instalaciones limpias y seguras.

Gestionar, Limpiar y Remediar

sus instalaciones

  • Elabore un plan para aumentar la frecuencia e intensidad de la limpieza en todas las áreas del negocio, especialmente las zonas de mucho tráfico, y las superficies que no son porosas ya que el virus puede vivir en esas superficies hasta 9 días.
  • Brinde fácil acceso a desinfectantes y otros productos sanitarios relacionados para empleados y clientes.
  • Mantenga una lista diaria de lo que hay que limpiar, cómo y cuándo.
  • Haga preparativos para aumentar los servicios de limpieza y tenga una lista de compañías de limpieza que puedan sustituir a su compañía actual si esta pierde la capacidad de servirle.
  • Incrementar la cantidad y la calidad de los productos de limpieza para satisfacer el aumento de la demanda.
  • Rellene el jabón con frecuencia y tenga abundante desinfectante para manos a base de alcohol (60% de alcohol) en todos los baños y áreas comunes.
  • Coloque humidificadores UV en áreas de alto tráfico donde se reúnen los clientes, para eliminar las partículas en el aire que pueden permanecer durante horas.

Limpiar y Desinfectar

Sus Instalaciones

Cómo limpiar y desinfectar superficies

Cómo limpiar y desinfectar productos electrónicos

  • Limpie elementos como tabletas, pantallas táctiles, teclados y mandos, y considere colocar una cubierta que se pueda limpiar sobre los aparatos electrónicos.
  • Siga las instrucciones del fabricante para la limpieza y desinfección. Si no hay orientación, use toallitas o aerosoles a base de alcohol que contengan al menos un 70% de alcohol.
  • Secar bien la superficie.

Cómo limpiar y desinfectar superficies blandas

  • Limpie las superficies suaves como el piso alfombrado, tapices y las cortinas con agua y jabón o con limpiadores especializados para tales superficies.
  • Lave los artículos (si es posible) de acuerdo con las instrucciones del fabricante.
  • Use el agua más caliente que soporta la pieza y seque completamente, o desinfecte usando productos que cumplan con los criterios de la EPA

Qué usar para desinfectar

  • Los desinfectantes comunes de limpieza listados por la EPA deben ser efectivos
  • Una lista de productos aprobados por la EPA para su uso contra el virus que causa COVID-19 está disponible aquí.
  • Siga las instrucciones de aplicación del fabricante, garantizando un tiempo de contacto de al menos 1 minuto y permitiendo una ventilación adecuada durante y después de la aplicación.
  • El cloro común sin vencer será efectivo contra el coronavirus cuando se diluya adecuadamente. Nunca mezcle blanqueador doméstico con amoníaco o cualquier otro limpiador.

Cómo

PREPARAR UNA SOLUCIÓN DE BLANQUEADOR

MEZCLE:

5 cucharadas (1/3 taza) de cloro por galón de agua
O
4 cucharaditas de cloro por litro de agua

Gestión de Instalaciones

VUELVA SU FUERZA LABORAL EN UNA FUERZA DE LIMPIEZA

Invite a su fuerza laboral a convertirse en una fuerza de limpieza, limpiando todo lo que toquen, donde sea que vayan, para protegerse a sí mismos y a los demás que vienen detrás de ellos.

A continuación hay una lista de lo que se debe y no se debe hacer para convertir su fuerza laboral en una fuerza de limpieza:

Qué Hacer

  • Debe proporcionar a los empleados equipo de protección personal, como guantes, pañuelos desechables, receptáculos de eliminación sin contacto, desinfectante de manos y spray de limpieza para mantener su área limpia para sus clientes.

  • Anime a los empleados a convertir el tiempo de inactividad en tiempo de limpieza, limpiando las manijas de las puertas y las superficies en áreas de alto tráfico.

  • Anime a los empleados a que limpien todo lo que tocan, para protegerse mientras limpian y protegen el medio ambiente para los que vienen detrás de ellos.

Qué No Hacer

  • NO use los teléfonos, escritorios, oficinas u otras herramientas y equipos de trabajo de otros empleados, cuando sea posible. Si es necesario, límpielos y desinféctelos antes y después de usarlos.

  • NO use su mano dominante para abrir puertas, porque las personas se tocan la cara inconscientemente con su mano dominante más de 300 veces al día, que es una de las formas más comunes de contraer el virus.

  • NO se den la mano. Fomentar el distanciamiento social. ¡Las pequeñas cosas hacen una gran diferencia!

Plan de Acción

Acciones

AcciónQuiénCuándo
Definir y comunicar una estrategia para trabajar desde casa
Asegurarse de que todo el personal tenga el equipo necesario para trabajar a distancia (Internet, dispositivos, videoconferencia)
Establecer estructura de contactos diarios entre el gerente y el empleado
Cree flujos de trabajo adecuados para ayudar a los empleados a mantenerse en la tarea
Utilice videoconferencias para mantenerse conectado con los empleados
Configure el chat en línea para ayudar a los empleados a mantenerse conectados y comunicar mensajes de toda la empresa
Cree un plan para limpiar y desinfectar el concesionario
Defina procesos y listas de verificación diarias de lo que se limpia, cómo y cuándo
Actualice sus productos de limpieza para cumplir con la demanda
Rellene el jabón con frecuencia y tenga desinfectante a base de alcohol (60%) en todos los baños
Proporcionar a los empleados las herramientas necesarias para mantener limpios sus espacios de trabajo.
Fomentar el distanciamiento social.
Disuadir a los empleados de compartir teléfonos, auriculares y otros equipos.
Anime a todos a hacer su parte para desinfectar
  • Definir y comunicar una estrategia para trabajar desde casa

  • Asegurarse de que todo el personal tenga el equipo necesario para trabajar a distancia (Internet, dispositivos, videoconferencia)

  • Establecer estructura de contactos diarios entre el gerente y el empleado

  • Cree flujos de trabajo adecuados para ayudar a los empleados a mantenerse en la tarea

  • Utilice videoconferencias para mantenerse conectado con los empleados

  • Configure el chat en línea para ayudar a los empleados a mantenerse conectados y comunicar mensajes de toda la empresa

  • Cree un plan para limpiar y desinfectar el concesionario

  • Defina procesos y listas de verificación diarias de lo que se limpia, cómo y cuándo

  • Actualice sus productos de limpieza para cumplir con la demanda

  • Rellene el jabón con frecuencia y tenga desinfectante a base de alcohol (60%) en todos los baños

  • Proporcionar a los empleados las herramientas necesarias para mantener limpios sus espacios de trabajo.

  • Fomentar el distanciamiento social.

  • Disuadir a los empleados de compartir teléfonos, auriculares y otros equipos.

  • Anime a todos a hacer su parte para desinfectar

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